Sitvasin luottamustehtävien kuvaukset

Kaikkiin tehtäviin saa pyydettäessä ohjeistusta ja tukea järjestön hallituksen jäseniltä ja puheenjohtajalta. Kysy rohkeasti! Tehtäviä on myös mahdollista hajauttaa ja jakaa ihmisten kesken. Toisaalta esimerkiksi nettisivujen ylläpitäjän ja verkkomedian päätoimittajan tehtävät voidaan yhdistää yhdeksi vastuualueeksi, johon voidaan mahdollisesti lisätä myös tiedottajan rooli. Kuvaukset ovat vain ohjeistavia ja toimijat muokkaavat niitä omien tarpeidensa mukaan.

Tässä seuraavien luottamustehtävien kuvaukset:

1. Puheenjohtaja
2. Varapuheenjohtaja
3. Hallituksen jäsen
4. Talousvastaava
5. Tiedottaja
6. Nettisivujen ylläpitäjä
7. Verkkomedian päätoimittaja
8. Tilavastaava
9. Järjestölehti Toimenpiteen päätoimittaja
10. Edariryhmän pj
11. Vaalipäällikkö

1. Puheenjohtaja

Sitvasissa puheenjohtaja johtaa kokoukset ja tekee kokousta ennen siellä käsiteltävistä asioista esityslistan. Puheenjohtaja on järjestön nimellinen edustaja ja esimerkiksi yleensä allekirjoittaa yhteystietoineen järjestön tekemät kannanotot. Puheenjohtajan tehtävät ovat varsin moninaiset, mutta niistä tärkeimpiä ovat kenties työnjako, tehtävien delegoiminen järjestön jäsenistölle sekä toiminnan ja tapahtumien yleinen hallinta. Lisäksi puheenjohtaja kirjoittaa yleensä, yhteistyössä jäsenistön tai hallituksen kanssa, järjestön vuosittaisen toimintakertomuksen.

2. Varapuheenjohtaja

Tavallisen hallituksen jäsenen päälle varapuheenjohtaja avustaa puheenjohtajaa tämän tehtävässä ja toimii tämän sijaisena tarvittaessa.

3. Hallituksen jäsen

Hallituksen jäsenen tärkein tehtävä on osallistua niihin järjestön kokouksiin, joissa tehdään sen toimintaa koskevia päätöksiä. Jotta järjestön kokous olisi päätösvaltainen, ts. voisi tehdä pitäviä päätöksiä toimintansa suhteen, tulee paikalla olla vähintään x varsinaista ja/tai x varajäsentä.

4. Talousvastaava

Talousvastaava hallinnoi järjestön tiliä ja pitää kirjaa tuloista ja menoista. Talousvastaava on rahatilanteesta parhaiten perillä ja siten paras henkilö valvomaan, ettei järjestö tuota vuoden aikana suurta voittoa eikä suurta tappiota. Hallituskauden lopuksi talousvastaava laatii tilinpäätöksen, joka lähetetään hyvissä ajoin ennen vuosikokousta tarkastettavaksi tilintarkastajille.

5. Tiedottaja

Tiedottaja on Sitvasissa vastuussa järjestön viestinnästä ja sen toiminnan ja tapahtumien mainostamisesta. Tiedottaja kirjoittaa tai välittää eteenpäin jo valmiit tapahtumakutsut, kannanotot ja muut tiedotteet. Keskeisimmät tiedotuskanavat ovat sähköpostilistat, facebook sekä yliopiston (miksei muutkin) ilmoitustaulut.

6. Nettisivujen ylläpitäjä

Ylläpitäjän tehtäviin kuuluu tiedotteiden julkaisu nettisivuilla sekä tapahtumakalenterin päivittäminen. Tämä tehtävä edellyttää joitain, melko alkeellisia taitoja nettisivujen hallinnoinnista. Tällä hetkellä järjestön nettisivut ovat wordpress-pohjaiset ja niiden päivittäminen onnistuu wordpressin hallintapaneelin avulla. WordPressin käytön oppii helposti, joten aiemman kokemuksen puute ei ole este tehtävässä toimimiselle. Nettisivuille ostetaan laajennettuja muokkausmahdollisuuksia. Tämä muokkaus tapahtuu HTML- ja CSS-koodein, joten ulkoasumuutokset edellyttävät osaamista niissä. Ulkoasua ei tarvitse muuttaa ja jos näin tahtoo tehdä, voi ensin kysellä mahdollista apua järjestöstä tai sen ulkopuolelta.

7. Verkkomedian päätoimittaja

Verkkomedian päätoimittaja hankkii verkkomediaan uusia kirjoituksia järjestöstä tai sen ulkopuolisilta ”samanmielisiltä” kirjoittajilta. Päätoimittaja toimittaa mediassa julkaistavat tekstit ja antaa yleensä palautetta sekä tekee korjausehdotuksia jutun kirjoittajalle. Jutut ovat harvoin ensimmäisellä kirjoituskerralla valmiita, ja palautteen antamisesta hyötyvät sekä media että jutun kirjoittaja. Lopuksi päätoimittaja oikolukee kirjoitukset ja julkaisee ne nettisivuilla. Päätoimittaja päättää itse median julkaisutahdista. Verkkomedian päätoimittaminen edellyttää osaamista wordpressin käytössä. Alustan käytön tosin oppii niin helposti, ettei aiemman kokemuksen puute sen käytöstä ole este tehtävässä toimimiselle.

8. Tilavastaava

Tilavastaavan on hyvä osallistua HYYn tilankäyttökoulutuksiin. Tilavastaava on usein se henkilö, joka parhaiten tuntee tilan käyttösäännöt sekä osaa toimia erilaisissa tilanteissa. Tilavastaavan on hyvä tietää, minne ottaa yhteyttä, jos esimerkiksi tiskikone hajoaa tai sulake palaa.

9. Järjestölehti Toimenpiteen päätoimittaja

Toimenpide ilmestyy kerran vuodessa yliopiston avajaiskarnevaaleille, syyskuun ensimmäiselle viikolle. Tehtävä alkaa käytännössä alkukeväällä (yleensä tammi-helmikuussa), kun päätoimittaja valitaan Sitvasin vuosikokouksessa. Eniten töitä on touko-elokuu-välillä. Tehtävässä saa luoda vapaasti omannäköisen lehden yhteistyössä taittajan kanssa. Päätoimittaja päättää lehden ulkoasusta ja toimituksellisista linjauksista. Päätoimittajan hallinnoi ainakin seuraavat tehtävät:

– kirjoittajien hankkiminen
– mahdollisen toimitussihteerin hankkiminen
– juttujen toimittaminen
– taittajan hankkiminen
– mainosmyynti tai sen delegoiminen toimitussihteerille
– kuvittajan/kuvittajien hankkiminen tai kuvittaminen itse
– oikolukijoiden hankkiminen
– painoasioiden selvittäminen (painosmäärä, hinta, missä lehti painetaan?) tai tämän delegoiminen esimerkiksi taittajalle tai toimitussihteerille

Lehden päätoimittaminen on melko suuri, mutta palkitseva työ. Tärkeintä tehtävässä on osata jakaa töitä ja vastuuta muille tekijöille. Ohjeistusta tehtävään saa aikaisemmilta päätoimittajilta. Edellisvuoden päätoimittaja on perinteisesti tavannut seuraajaansa esimerkiksi lounaan merkeissä ja neuvonut tehtävässä.

Jos tahdot toimia jossain lehden alatehtävissä (taittaja, kuvittaja, oikolukija, mainosmyyjä, toimitussihteeri) ota yhteyttä kuluvan vuoden päätoimittajaan, jonka nimen löydät Sitvasin nettisivuilta. Kaikki mahtuvat mukaan tekemään lehteä!

10. Edustajistoryhmän puheenjohtaja

Edustajistoryhmän puheenjohtaja välittää edaripj-listalle tulevat viestit edariryhmälle ja edustaa ryhmää edaripj-kokouksissa ja muissa vastaavissa tilanteissa. Puheenjohtaja myös huolehtii, että Sitvasin edustajistoryhmällä on jokaisessa edustajiston kokouksessa oikea määrä osallistujia ja huolehtii poissaolijoiden määräaikaisvapautuksista.

Ennen jokaista edustajiston kokousta puheenjohtaja hoitaa Sitvasin ja HYYn Vihreiden ryhmän, Maailmanpyörän (MP) kokouksen jossa käsitellään edustajistossa käsiteltävät asiat ja muodostetaan MP:n ryhmien yhteinen kanta. Lisäksi puheenjohtaja käy mahdollisuuksien mukaan Sitvasin kokouksissa, jotta edustajistoryhmän ja hallituksen välillä on jonkinlaista koheesiota, synergiaa ja kommunikaatiota.

Kun Sitvasin edustajistoryhmältä kysytään kantaa johonkin asiaan, puheenjohtaja pitää huolen siitä, että ryhmä muodostaa jonkinlaisen kannan, että kaikkien ryhmän jäsenten mielipiteet otetaan huomioon ja että kanta/kommentti lähetetään eteenpäin määräajan puitteissa.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s